Arms
 
развернуть
 
630132, г. Новосибирск, ул. Железнодорожная, д. 4/1
Тел.: (383) 223-52-35 
usd.nsk@sudrf.ru
схема проезда
630132, г. Новосибирск, ул. Железнодорожная, д. 4/1Тел.: (383) 223-52-35 usd.nsk@sudrf.ru
ПОЛНОМОЧИЯ
Инструкция по работе с обращениями и запросами граждан и организаций в Управлении Судебного департамента в Новосибирской области

УТВЕРЖДЕНА

             

                         приказом начальника управления
 Cудебного департамента

в Новосибирской области

от  « 23 » июня 2010 г. № 321

 

 

 

Инструкция по работе с обращениями и запросами граждан и организаций в  управлении Судебного департамента в Новосибирской области

 

                                               1. Общие положения

 

1.1. Работа с обращениями и запросам  граждан и организаций в управлении Судебного  департамента  осуществляется  в  соответствии  с  Конституцией Российской  Федерации,  федеральными  законами от 8 января 1998 г. № 7  -ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации», 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской                Федерации», 22 декабря 2008 г. № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации», 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», требованиями Инструкции по делопроизводству в аппарате управления Судебного департамента в Новосибирской области (далее – Инструкция по делопроизводству), Инструкцией по работе с обращениями и запросами граждан и организаций в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации и настоящей Инструкции.

1.2. В управлении Судебного департамента в Новосибирской области (далее -  Управление) подлежат обязательному рассмотрению индивидуальные и коллективные предложения, заявления, жалобы, а также запросы граждан и организаций (далее обращения (запросы), поступающие в письменной форме, форме электронных сообщений или в форме устного обращения к должностному лицу во время личного приёма, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законодательством.

1.3. Инструкция по работе с обращениями и запросами граждан и организаций в  управлении Судебного департамента в Новосибирской области (далее – Инструкция) определяет порядок рассмотрения обращений (запросов), ведения делопроизводства по ним и осуществления личного приёма граждан и представителей организаций.

1.4. Работа с обращениями (запросами) является прямой служебной обязанностью государственных гражданских служащих управления. Принятые на  работу в аппарат  Управления работники должны быть ознакомлены с Инструкцией руководителями структурных подразделений под роспись.

1.5. При рассмотрении обращений (запросов) не допускается разглашение сведений, содержащихся в них, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений направление письменного обращения или запроса в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, предоставление запрашиваемой информации.

1.6. Информация на запрос может предоставляться в устной форме, и в виде документированной информации, в том числе в виде электронного документа.

1.7. Начальник, а также по его поручению заместители начальника Управления, начальники отделов в пределах своих полномочий обязаны обеспечить:

всестороннее и объективное рассмотрение обращений (запросов) и представление заявителям или пользователям информацией достоверных сведений;

соблюдение сроков и порядка рассмотрения обращений и представления информации;

систематический анализ обращений (запросов) для выявления и устранения причин, порождающих нарушение прав граждан, организаций, а также для совершенствования работы управления, судов.

1.8. Работники аппарата управления при проведении комплексных и целевых проверок судов, помимо выполнения своего основного задания, оказывают практическую помощь в рассмотрении обращений (запросов) в пределах своей компетенции.

1.9. Общий отдел Управления:

осуществляет централизованный учет обращений (запросов);

обеспечивает рассмотрение обращений (запросов), адресованных в Управление;

ведет контроль за исполнением обращений (запросов);

во взаимодействии с другими структурными подразделениями Управления обобщает и анализирует обращения (запросы) и по результатам квартала и года представляет соответствующие справки начальнику Управления;

осуществляет информационно – справочную работу с обращениями (запросами).

 

                                      2. Порядок рассмотрения обращений граждан

 

2.1. Ответственность за организацию рассмотрения и разрешения обращений, соблюдение сроков их рассмотрения, состояние делопроизводства по ним в Управлении возлагается на  заместителей начальника управления и руководителей структурных подразделений.

2.2. Прошедшие регистрацию обращения (запросы) передаются начальнику управления или его заместителям, координирующим деятельность структурных подразделений Управления,  для распределения в структурные подразделения в соответствии с их компетенцией, в том числе с грифом «Лично».

Общий отдел обращения (запросы) передаёт исполнителям через лиц, ответственных за ведение делопроизводства.

2.3. Обращение с поручением начальника управления или его заместителей передаются исполнителям в день наложения резолюции или не позднее следующего дня. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то работу по его исполнению координирует лицо, указанное в резолюции первым или с отметкой «Ответственный».

2.4. В соответствии с резолюцией начальника управления  исполнение обращения может быть поставлено на контроль с последующим проставлением на обращении штампа «Контроль» работником общего отдела.

2.5. Обращение, на которое дается промежуточный ответ, с контроля не снимается.

2.6. Обращения, переадресованные Управлением в суды и другие государственные органы или органы местного самоуправления для разрешения с предложением сообщить о результатах рассмотрения, берутся Управлением на контроль.

2.7. Решение о проверке обращений с выездом на место работников соответствующих подразделений принимается начальником управления Судебного департамента.

2.8. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которого обжалуется.

Если невозможно направление жалобы на рассмотрение в соответствующий орган или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается автору с разъяснением его права  обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.

2.9. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, подлежит возврату заявителю, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

2.10. Обращение считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры, дан исчерпывающий ответ заявителю.

2.11. Обращение, не относящееся к компетенции Управления по содержанию поставленных вопросов, направляется в течение 7 дней со дня его регистрации в соответствующий орган или должностному лицу, в компетенцию которых входит рассмотрение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением об этом автора обращения, за исключением случая, когда ответ на обращение не дается.

2.12. Обращение, относящееся к компетенции Управления, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации.

2.13. Запрос государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, связанный с рассмотрением поступившего к ним обращения, рассматривается в течение 15 дней со дня регистрации.

2.14. В исключительных случаях, а также в случае истребования необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов у должностных лиц начальником управления может быть продлен срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней с уведомлением гражданина о продлении срока рассмотрения его обращения.

Не позднее трёх дней до истечения срока рассмотрения обращения исполнителем подается начальнику управления материал проверки по обращению и докладная записка с указанием причин продления срока.

2.15. Начальником управления, его заместителями могут устанавливаться сокращенные сроки рассмотрения обращения, если этого требуют интересы дела.

Сроки, предусмотренные Инструкцией, исчисляются в календарных днях со дня регистрации обращения. Если окончание срока рассмотрения обращения приходится на нерабочий день, то днём окончания этого срока считается предшествующий ему рабочий день.    

2.16. Обращение, содержащее нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, может быть оставлено без ответа по существу поставленных в нём вопросов. Заявителю сообщается о недопустимости злоупотребления правом.

2.17. Ответ на письменное обращение не даётся и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, если текст не поддается прочтению. Однако, если возможно прочитать почтовый адрес и фамилию автора, ему сообщается о причинах оставления обращения без ответа.

2.18. Не подлежат рассмотрению обращения, лишенные смыслового содержания.

2.19. В случае, если в обращении содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник управления или его заместители в праве принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с автором по данному вопросу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

2.20. В случае если в обращении не указаны  фамилия гражданина, направившего обращение, и его адрес, ответ не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенным противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившим, обращение подлежит докладу руководству Управления.

 

3. Порядок предоставления информации по запросам

 

3.1. Организация работы с запросами осуществляется в порядке установленном пунктами 2.1 – 2.6, 2.15 Инструкции.

3.2. В запросе указываются почтовый адрес, номер телефона и (или) факса или адрес электронной почты, а также фамилия, имя и отчество гражданина или наименование организации, запрашивающих информацию. Анонимные запросы не рассматриваются.

3.3. В случае если запрос не относится  к сфере деятельности Управления, такой запрос направляется в течение 7 дней со дня его регистрации в государственный орган или орган местного самоуправления, к полномочиям которых отнесено предоставление запрашиваемой информации.

О переадресации запроса в этот срок сообщается направившему запрос пользователю информацией. В случае если Управление не располагает сведениями о наличии запрашиваемой информации в другом государственном органе и (или) органе местного самоуправления, об этом также сообщается направившему запрос пользователю информацией в течение 7 дней со дня регистрации запроса.

3.4. Запрос подлежит рассмотрению в 30-дневный срок со дня его регистрации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

3.5. В случае если предоставление запрашиваемой информации невозможно в указанный срок, пользователь информацией уведомляется об отсрочке ответа на запрос в течение 7 дней со дня его регистрации с указанием причины такой отсрочки и срока предоставления запрашиваемой информации, который не может превышать 15 дней сверх установленного срока для ответа на запрос.

3.6. Информация о деятельности судов, органов судейского сообщества Новосибирской области, Управления Судебного департамента предоставляется в виде ответа на запрос, в котором содержится или к которому прилагается запрашиваемая информация либо в котором содержится мотивированный отказ в предоставлении указанной информации.

3.7. Информация не предоставляется в случае, если:

содержание запроса не позволяет установить запрашиваемую информацию;

в запросе не указаны почтовый адрес, адрес электронной почты или номер факса для направления ответа на запрос либо номер телефона, по которому можно связаться с направившим запрос пользователем информацией;

запрашиваемая информация не относится к деятельности Управления;

запрашиваемая информация относится к информации ограниченного доступа;

запрашиваемая информация является вмешательством в осуществление правосудия;

запрашиваемая информация ранее предоставлялась пользователю информацией;

в запросе ставится вопрос о толковании нормы права, разъяснении её применения или правовой оценке судебных актов, выработке правовой позиции по запросу, проведении анализа судебной практики или выполнении по запросу иной аналитической работы, непосредственно не связанной с защитой прав направившего запрос пользователя информацией.

3.8. В случае если запрашиваемая информация относится к информации ограниченного доступа, в ответе на запрос указывается вид, наименование, номер и дата принятого акта, в соответствии с которым доступ к этой информации ограничен.

В случае если часть запрашиваемой информации относится к информации ограниченного доступа, а остальная информация является общедоступной, Управление предоставляет запрашиваемую информацию, за исключением информации ограниченного доступа.

3.9. Управление вправе не предоставлять информацию по запросу, если эта информация опубликована в средствах массовой информации или размещена в сети  «Интернет».

В этом случае в ответе на запрос указываются наименование, дата выхода и номер средства массовой информации, в котором опубликована запрашиваемая информация, и (или) электронный адрес официального сайта, на котором размещена запрашиваемая информация.

 

4. Делопроизводство по обращениям (запросам)

 

4.1. Делопроизводство по обращениям (запросам) в Управлении ведется отдельно от других видов делопроизводства общим отделом с соблюдением требований Инструкции по делопроизводству.

4.2. Прием и первичная обработка письменных обращений (запросов), поступающих в Управление по средствам факсимильной связи и доставляемых службой почтовой, фельдъегерской связи, производятся общим отделом управления.

В тот же день после проставления на них штампа с указанием  входящего номера, даты поступления, но не позднее следующего рабочего дня после получения, передаются руководству Управления на рассмотрение.

4.3. Регистрация обращений ежегодно начинается с номера 1.

Не допускается перерегистрация обращений (запросов), не рассмотренных в истекшем году, с последующим присвоением порядкового номера текущего года.

4.4. Регистрация обращений (запросов) осуществляется в хронологическом порядке в подсистеме «Документооборот и обращения граждан» Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Правосудие» (далее – подсистема).

Основной  регистрационно–контрольной формой регистрации являются электронные карточки подсистемы, в которые вводятся реквизиты обращений (запросов).

4.5. На впервые поступившее обращение (запрос) создается электронная алфавитно-учетная карточка .

На коллективное обращение (запрос) электронная алфавитно-учетная карточка заполняется по фамилии первого заявителя; на обращение (запрос) организаций по фамилии представителя организации или наименованию организации.

4.6. Обращение (запрос), поступившие с сопроводительным документом государственного органа, органа местного самоуправления, учитывается по фамилии заявителя с указанием реквизитов сопроводительного документа.

4.7. При регистрации обращения (запроса) на оборотной стороне последнего листа обращения (запроса)  или на свободном от текста месте проставляется штамп управления (приложение № 1), на котором указываются регистрационный номер, дата поступления и количество листов. Если обращение (запрос)  поступило с сопроводительным документом, то штамп с реквизитами проставляется на сопроводительном письме. На обороте последнего листа прилагаемых документов ставится штамп (приложение №2).

4.8. Присваиваемый обращению (запросу) регистрационный номер состоит: первое - из учетного  порядкового номера обращения (запроса); второе - первой буквы фамилии заявителя; третье – год поступления обращения (запроса).

4.9. Входящий регистрационный номер закрепляется за обращением (запросом) и сохраняется при регистрации ответа (уведомления, письма) на обращение (запрос). В ходе рассмотрения обращения (запроса) вся переписка по нему, в том числе при движении обращения (запроса) внутри Управления, осуществляется за одним номером, присвоенным ему при регистрации. В учетные формы вносятся соответствующие сведения.

4.10. Обращения (запросы) от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения его предыдущего обращения (запроса), считаются первичными и подлежат приобщению к ранее поступившим материалам.

Срок рассмотрения соответствует сроку рассмотрения обращения (запроса). При этом в ответе обязательна ссылка на все поступившие обращения (запросы) и адресаты (если они имеются).

4.11. Повторными считаются обращения (запросы), поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если:

заявитель или пользователь информацией не удовлетворен данным ему ответом управлением по первоначальному обращению (запросу);

со времени подачи первого обращения (запроса) истек установленный срок рассмотрения и ответ заявителю или пользователю информацией не дан.

4.12. Повторное обращение (запрос) регистрируется так же, как первичное, с отметкой о повторности в подсистеме.

4.13. После регистрации обращение (запрос) в тот же день передается на доклад руководству или в соответствующее структурное подразделение для исполнения.

4.14. Если в соответствии с поручением начальника или его заместителей обращение (запрос) подлежит рассмотрению в нескольких структурных подразделениях Управления, то подлинник обращения (запроса) передается ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым, или с отметкой «Ответственный», копии- соисполнителю.

Решение, принятое по такому обращению или запросу, должно быть согласовано между всеми подразделениями, участвующими в рассмотрении. В случае возникновения разногласий окончательное решение принимает лицо, давшее поручение.

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за своевременность  и достоверность  использованной при подготовке ответа информации.

4.15. Передача зарегистрированных обращений (запросов) в структурные подразделения и заместителя начальника осуществляется через специалистов, на которых возложены соответствующие обязанности по журналу под роспись.

Зарегистрированное обращение (запрос), поступившее из общего отдела в структурное подразделение Управления, учитывается в подразделении с сохранением регистрационного номера.

4.16. Обращение (запрос), переданное в структурные подразделения Управления ошибочно, возвращаются в тот же день в общий отдел.

4.17. Передача обращения (запроса) из одного структурного подразделения в другое, минуя общий отдел, не допускается. Обращение (запрос) передается с соответствующей отметкой в учетных формах.

4.18. Руководитель структурного подразделения Управления обеспечивает оперативное рассмотрение обращения (запроса), доведение его до исполнителя с поручением в форме резолюции.

Резолюция оформляется на специальном бланке и включает в себя: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения, подпись автора резолюции, дату, при необходимости отметку о постановке обращения (запроса) на контроль.

Запрещается на тексте обращения (запроса) делать какие-либо записи. Допускается с помощью маркера выделять отдельные участки текста, имеющие принципиальное значение и требующие особого внимания при разрешении вопросов, поставленных в обращении (запросе).

4.19. При исполнении обращения (запроса)  исполнитель готовит ответ на официальном бланке Управления за подписью начальника Управления или его заместителя и визирует копию ответа.

На копии ответа должны быть указаны инициалы, фамилия и номер служебного телефона исполнителя. Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

4.20. Ответ на обращение (запрос) двух и более лиц направляется  на фамилию первого подписавшего лица, если не оговорено конкретное лицо,  с просьбой сообщить о результатах его рассмотрения другим авторам. В отдельных случаях по требованию лиц, подписавших обращение, ответы направляются и остальным адресатам.

На коллективное обращение (запрос) работников организаций ответ направляется их руководителю с просьбой сообщить о результатах рассмотрения обратившимся подчиненным работникам, если это не противоречит законодательству Российской Федерации.

4.21. Ответы на обращения (запросы), уведомления, письма в государственные органы, органы местного самоуправления  должностным лицам и заявителям подлежат регистрации в общем отделе.

4.22. Состав обязательных реквизитов, порядок их расположения на бланках писем регламентирован Инструкцией по делопроизводству в аппарате Управления.

4.23. Решение об окончании рассмотрения обращения (запроса) принимает начальник управления или его заместители.

В случаях, когда ответ не направляется, ответственный исполнитель списывает обращение справкой с изложением причины.

4.24. Материалы исполненного обращения (запроса) с ответом докладываются начальнику управления или его заместителям, с последующей отправкой адресатам. Материалы формируются в отдельное производство.

4.25. Представляемые на подпись начальнику Управления или его заместителям  проекты ответов или писем с материалами исполненных обращений (запросов) должны иметь необходимые визы: исполнителя, руководителя структурного подразделения, соисполнителей.

4.26. Об утере обращения (запроса) или документов по нему исполнитель сообщает руководителю структурного подразделения и в общий отдел. Руководитель подразделения назначает служебную проверку и о результатах сообщает начальнику управления и в общий отдел.

Материалы проверки передаются в общий отдел.

4.27. Законченные производством обращения (запросы) хранятся в общем отделе управления в течение 5 лет. По истечении срока хранения они подлежат уничтожению.

4.28. Конверты, в которые были вложены письменные обращения (запросы), приобщаются к материалам дела в тех случаях, когда только по ним можно установить почтовый адрес отправителя, даты отправки и получения обращения (запроса).

4.29. По письменной просьбе заявителя он может быть ознакомлен с документами и материалами, касающимися рассмотрения его обращения и находящимися в распоряжении Управления.

Ознакомление заявителя с интересующими его документами и материалами производится начальником общего отдела.

По письменной просьбе заявителя ему могут быть выданы копии письменных ответов, поступающих в Управление из государственных органов, органов местного самоуправления в связи с его предыдущим письменным обращением, а также копия письменного ответа (уведомление) о результатах рассмотрения его обращения в Управлении, если письменные ответы не были получены заявителем по не зависящим от него обстоятельствам.

Выдача заявителю копии истребуемого им документа осуществляется общим отделом по согласованию с начальником управления, о чем делается запись в учетных документах.

 

5. Особенности работы с обращением (запросом)

 в форме электронного сообщения

 

5.1. Управление обеспечивает возможность направления обращения (запроса) в форме электронного сообщения через официальный сайт Управления в сети «Интернет» (далее – электронное сообщение).

5.2. Электронное сообщение должно содержать реквизиты, необходимые для работы с обращением (запросом) и направления ответа (приложение № 3).

В случае не заполнения сведений об авторе (фамилия, имя гражданина, наименование организации, почтовый адрес) и текста обращения (запроса) отправитель информируется о невозможности принять его электронное сообщение. Адрес электронной почты автора и электронная цифровая подпись являются дополнительной информацией.

5.3. Управление сохраняет за собой право в установленном порядке уточнить достоверность информации об отправителе, а также  уточнить содержание обращения (запроса).

5.4. Информация о персональных данных авторов обращений (запросов) хранится и обрабатывается с соблюдением законодательства Российской Федерации о персональных данных.

5.5. С учетом возможностей программно-технического обеспечения сайта размер обращения (запросы) в форме электронного сообщения не может превышать 5 тысяч символов. Обращение (запрос) не может содержать вложений файлов. Обращение (запросов), содержащее текст большего объёма, копии документов, фотографии и другие допустимые вложения, следует направлять по почтовому адресу: ул. Железнодорожная, 4/1, г. Новосибирск, 630132.

5.6. Обращение (запрос), направленное в форме электронного сообщения, регистрируется общим отделом.

Обращение (запрос), поступившие в форме электронного сообщения, распечатывается, и дальнейшая работа с ними осуществляется в порядке, установленном Инструкцией.

5.7. Основанием для отказа в рассмотрении электронного сообщения, помимо оснований, указанных в разделах 2-3 Инструкции, также может являться:

указание автором недействительных сведений о себе и (или) адреса для ответа;

поступление дубликата уже принятого сообщения;

некорректность содержания электронного сообщения.

5.8. Ответы на обращения, поступившие через официальный сайт Управления, направляются по почтовому адресу, указанному в обращениях.

Информация по запросу может быть направлена на адрес электронной почты, указанный в запросе.

 

6. Личный приём граждан

 

6.1. Прием осуществляется в целях оперативного рассмотрения обращений (запросов), относящихся к компетенции управления.

6.2. Организация личного приема граждан в управлении возлагается на начальника общего отдела управления

6.3. Должностные лица в управлении, осуществляющие прием граждан, в пределах полномочий, установленных Федеральным законом от 08.01.98 г. №7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации», обязаны принимать меры к восстановлению нарушенных прав и законных интересов граждан, давать посетителям  консультации и разъяснения по вопросам, относящимся к компетенции управления.

6.4. Личный прием проводят начальник управления, его заместители один раз в месяц в соответствии с графиком, утвержденным начальником управления.

6.5. Начальники отделов личный приём проводят в соответствии с распорядком приёма граждан, утверждённым приказом начальника управления:

-    организационно-правового,

информационного и

статистического обеспечения

деятельности судов                       – понедельник;

-    отдела кадров                           – вторник;

-    общего отдела                          – среда;

-    финансово – экономического – среда;

-    капитального строительства,

эксплуатации зданий и управления

недвижимостью                             - четверг;

-    контрольно-аналитический

отдел                                              - пятница.

6.6. Распорядок и график приема посетителей доводятся до сведения граждан через информационные витрины и размещены на сайте Управления.

6.7. Иногородние посетители принимаются в управлении в день их обращения.

6.8. Прием граждан осуществляется в порядке очередности.  Беременные женщины и посетители с малолетними детьми принимаются вне очереди.

Лица в нетрезвом состоянии на прием не допускаются.

6.9. Запись на прием ведет работник общего отдела с 9.30 час. до 17.30 час. (кроме праздничных и выходных дней и перерыва на обед с 13.00 час. до 13.45 час.), в пятницу – с 9.30 час. до 15.30 час.

В исключительных случаях начальник управления или его заместители могут рассмотреть вопрос о досрочном прекращении записи посетителей или выделении дополнительно специалистов для осуществления приема.

6.10. При личном приёме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий личность, сообщает адрес постоянного места жительства, место работы и должность, излагает суть сообщения.

Должностное лицо управления, проводящее прием, сообщает посетителю свои фамилию, имя, отчество и должность, дает в пределах своих полномочий разъяснения по поставленным вопросам.

Данные о посетителе, краткое содержание обращения заносятся в журнале  учета приема граждан (приложение № 4, 5).

6.11. Основными сведениями об осуществлении приема, подлежащими учету  (приложение № 4, 5) являются:

-дата и время приёма;

-фамилия, имя, отчество заявителя, почтовый адрес, реквизиты документа, удостоверяющего его личность;

-краткое содержание обращения (запроса);

-фамилия должностного лица, осуществляющего приём;

-сведения о результатах приёма.

6.12. Если в обращении (запросе) содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Управления, заявителю разъясняется, куда и в каком порядке следует обратиться.

6.13. Содержание устного обращения заносится в учетную карточку. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия заявителя может быть дан устно в ходе личного приёма, о чем делается отметка в учётной форме. В остальных случаях даётся письменный ответ по существу поставленных вопросов в порядке , предусмотренном Инструкцией.

6.14. Для получения письменного ответа по устному обращению заявителю предлагается удостоверить собственноручной подписью в учетной форме личного приёма (приложение №6) достоверность изложения его обращения работником Управления.

6.15. Письменное обращение (запрос), полученное на личном приеме, передаётся в общий отдел, где оно регистрируется и передаётся на исполнение в установленном порядке настоящей Инструкцией. На письменном обращении (запросе), полученном на личном приёме, проставляются дата, входящий номер и штамп «Личный прием».      

6.16. Письменные запросы граждан о личном приеме, поступившие по почте, направляются в общий отдел управления. При необходимости заявителю направляется сообщение о распорядке личного приема в управлении.

6.17. Предварительную запись на личный прием к начальнику управления и его заместителям, подготовку документов и оформление обращения (запроса)  осуществляет работник общего отдела.

6.18. Обращение (запрос), подлежащие рассмотрению на приёме, не менее чем за три дня до даты приема с другими документами докладывается начальнику Управления или его заместителям.

6.19. В ходе личного приёма заявителю может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения (запроса), если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов, предоставлена запрашиваемая информация.           

6.20. В случае грубого, агрессивного поведения заявителя приём может быть прекращен. При необходимости может быть вызван сотрудник охраны. Информация о поведении заявителя отражается в учетной форме личного приёма.

 

7. Ответственность

 

Нарушение установленного Инструкцией порядка работы с обращениями (запросами) и приёма граждан и представителей организаций,  сроков рассмотрения обращений (запросов) или принятие по ним  необоснованных, неправомерных решений, предоставление недостоверной  информации, разглашение сведений о частной жизни гражданина влекут ответственность виновных государственных гражданских служащих в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004г. № 79-ФЗ «О  государственной гражданской службе Российской Федерации» 2.24.

 

 

Начальник общего отдела                                                                             Л.М.Павлова

опубликовано 06.04.2011 09:05 (МСК), изменено 13.04.2012 06:55 (МСК)